Tehnologija napreduje iz dana u dan i ponekad je teško pratiti sve tehničke stvari. Nema razloga za brigu ako imate poteškoća, mi vam čuvamo leđa. Jedna od spomenutih tehničkih stvari je Office 365 oko kojeg se danas diže prava pompa. Bez obzira na to vodite li tvrtku ili ste njezin zaposlenik, sigurno ste već čuli za Office 365.

Sigurno vam je palo na pamet i pitanje: Što je to i kako radi? Svi znamo da je Office 365 izniman Microsoftov proizvod, ali i da je u posljednjih nekoliko godina značajno modificiran. Modifikacije u sustavu Office 365 glavni su razlog zašto ljudi ponekad ne razumiju što taj sustav nudi i zašto bi ga trebali upotrebljavati.

Osnove sustava Office 365

Microsoft je 2011. godine pokrenuo Office 365. To je softver u oblaku koji uključuje razne alate i aplikacije za produktivnost kao što su Word, PowerPoint, OneDrive, Outlook i još mnogo toga. Ne bi bilo pogrešno nazvati ga „kutijom za alat“ koja se može upotrebljavati na različite načine, a pogotovo je koristan poslovnim korisnicima.

Office 365 je ažurirana, modificirana i puno bolja verzija bivšeg sustava Office 2016. Iznenadit ćete se kad saznate da više od milijun tvrtki redovito upotrebljava Office 365 širom svijeta. I da, alati s vremenom zastarijevaju i ljudi ih prestaju upotrebljavati, ali jasno je da Office 365 nije jedan od tih alata. Sve zasluge idu Microsoftu jer periodično dodaje nove značajke i funkcionalnosti i, u konačnici, ubrzava poslovanje poduzeća.

Ključne značajke sustava Office 365

Sada kad ste se upoznali sa sustavom Office 365, vrijeme je da zagrebete dublje ispod površine i istražite neke od njegovih ključnih značajki koje će vas zasigurno uvjeriti da postanete redovitim korisnikom sustava Office 365.

1.    Računalstvo u oblaku

Jedna od najboljih značajki sustava Office 365 jest to što se temelji na računalstvu u oblaku. Možda niste upoznati s ovim izrazom, ali to je napredak u tehnologiji koji je u potpunosti promijenio način na koji tvrtke danas posluju. Prije računalstva u oblaku tvrtke su radile lokalno.

Lokalno znači da sve svoje datoteke, dokumente ili neki drugi oblik rada držite na prijenosnom računalu, a tom radu ne možete pristupiti s drugog uređaja osim s onog na kojem su izrađeni i pohranjeni. Rad na lokalnoj razini ne donosi ništa drugo osim ograničenja produktivnosti zaposlenika. Recimo, ako zaboravite ponijeti svoje prijenosno računalo na posao ili ono prestane raditi iz vedra neba, jednostavno ne možete nastaviti s radom.

Ovdje je Microsoft unio diversifikaciju u svoj softver učinivši ga u potpunosti online. Da, dobro ste pročitali. Office 365 ne radi lokalno na računalima. Taj sustav svojim korisnicima omogućuje upotrebu na bilo kojem pametnom uređaju, u bilo koje vrijeme i u bilo kojem dijelu svijeta. I to nije sve - sučelje sustava Office 365 u oblaku također korisnicima omogućuje da drugim osobama daju pristup dokumentima na kojima rade. Na taj način vaši kolege mogu najbrže i najjednostavnije pregledati i dopuniti vaš rad.

2.    Neke od značajnih aplikacija i alata

Office 365 skup je alata i aplikacija za produktivnost. Što ga više istražujete, više ćete saznati o njegovim iznimno vrijednim značajkama. Nije ni čudo što Microsoft zarađuje više od 16,6 milijardi dolara u samo četvrt godine od svojih aplikacija i alata za produktivnost budući da tvrtke svih razmjera imaju značajne koristi od njih. Za sada razgovarajmo o najkorisnijim, najpopularnijim i najučinkovitijim aplikacijama i alatima kako biste dobili predodžbu o tome što ste do sada propuštali.

●      OneDrive

Microsoftova usluga u oblaku koja korisnicima omogućuje sigurno pohranjivanje bilo koje vrste datoteka, dokumenata, glazbe, zvuka, pa čak i videozapisa na aplikaciji OneDrive. Pohrana važnih radnih datoteka i dokumenata online oslobodit će vas brige o gubitku podataka ako vam se prijenosno računalo pokvari. Povrh toga, tim podacima možete pristupiti s bilo kojeg pametnog uređaja kroz dostupnu stabilnu internetsku vezu. Microsoft nudi različite planove pretplate za OneDrive, a svaki od njih nudi različite kapacitete pohrane.

●      Microsoft Teams

Microsoftova ažuriranja i izmjene u sustavu Office 365 usmjereni su na promicanje okruženja za suradnju i produktivnosti među zaposlenicima. Rezultat jedne od tih izmjena je i aplikacija Microsoft Teams, Microsoftov proizvod koji korisnicima omogućuje održavanje suradničkih chat sesija kako bi ostali povezani sa svojim timovima na jednostavan i siguran način.

Upotrijebite moćne alate umjetne inteligencije poput chatbota, organizirajte svoj posao, kreirajte chatove za pojedinačne projekte i dijelite dokumente u nekoliko sekundi, sve putem aplikacije Microsoft Teams. To je alat koji potiče moderne timove na povezivanje putem hibridnog načina rada. Nema sumnje kako je tijekom godina Microsoft Teams posao učinio tako nekompliciranim i lakim da je njegov broj korisnika porastao sa 145 milijuna u 2021. na 270 milijuna u 2022. godini.

●      Skype za tvrtke

Još jedan Microsoftov alat koji je učinio telekomunikaciju jednostavnijom, pouzdanijom i učinkovitijom za tvrtke. Možda vam se čini sličnim Microsoft Teamsima, ali zapravo je prilično drugačiji od te aplikacije. Sa Skypeom za tvrtke možete organizirati videokonferencije i sastanke s gotovo 250 ljudi.

Dijeljenje ekrana, snimanje razgovora i održavanje virtualnih prezentacija više nije nevjerojatna stvar zahvaljujući Skypeu za tvrtke. I to nije sve. Ima još mnogo toga što možete i sami naučiti o ovoj aplikaciji kroz povremenu upotrebu ovog alata za suradnju. Sigurni smo da jednom kada se navučete na njegove napredne značajke, više nema povratka na staro.

●      Paket Office i napredne značajke

Poseban paket Office unutar sustava Office 365 uglavnom se sastoji od alata i aplikacija Word, Outlook, PowerPoint, Excel i OneNote. Svi alati i aplikacije unutar paketa Office usmjereni su na olakšavanu pripremu dokumentacije i veću sigurnost za tvrtke.

Uz paket Office neke od naprednih značajki unutar sustava Office 365 podigle su cjelokupno sučelje sustava Office 365. Zato 1 od 5 zaposlenika upotrebljava Office 365 za povećanje učinkovitosti i produktivnosti. Neke od naprednih i modernih značajki navodimo u nastavku i moramo reći da su to izvanredna tehnološka dostignuća bez premca.

●      Yammer: alat za društveno umrežavanje posebno dizajniran za korporativni sektor gdje možete objavljivati tekstove, postavljati slike, održavati svoj profil i družiti se sa svojim suradnicima.

●      Stream: Stream možete smatrati osobnim Youtube kanalom vaše tvrtke. Na Stream možete prenijeti snimke sastanaka, prezentacija i korisnog sadržaja u video formatu. Pristup imaju isključivo zaposlenici vaše organizacije.

●      PowerApps: alat za tehničke čarobnjake koji im omogućuje izradu aplikacija za web i pametne uređaje bez gnjavaže sa složenim kodiranjem.

●      Planner: alat koji će vam pomoći u organiziranju i učinkovitom izvršavanju zadataka. U tom alatu možete voditi evidenciju o svemu i pratiti napredak korak po korak.

●      Power BI: ovaj alat korisnicima omogućuje prezentiranje podataka i uvid na vizualno privlačan i interaktivan način kako bi na kraju mogli ostaviti trajan dojam na publiku.

Izvor: Aalto University, Microsoft Office 365 Services | Aalto University

3.    Pristup uz pretplatu

Sigurno se sada pitate kako možete pristupiti razrađenim značajkama sustava Office 365. Stariju verziju sustava Office 365 korisnici su morali kupiti u okviru jednokratne kupnje. Međutim, izmjene u Officeu 365 znatno su olakšale i pojednostavile pristup tom sustavu. Microsoft nudi različite vrste planova pretplate za Office 365.

Samo trebate odabrati plan koji ispunjava vaše zahtjeve i sklopiti godišnji sporazum o upotrebi s Microsoftom. Prema planu pretplate koji odaberete morat ćete plaćati fiksni iznos na mjesečnoj osnovi. Najznačajnija prednost planova pretplate je ta da će se vaš Office 365 stalno ažurirati novim značajkama i ispravcima grešaka, a nećete morati plaćati dodatne troškove.

Zaključak

Office 365 doista predstavlja izniman napredak u tehnologiji. Dinamika upravljanja poslovanjem mijenja se s vremenom. Tvrtke nastoje ostati moderne i trude se u najvećoj mogućoj mjeri iskoristiti dostupne tehničke resurse. Ti resursi u konačnici pomažu eksponencijalnom rastu njihova poslovanja. Najbolji dio sustava Office 365 je to što nije namijenjen samo velikim tvrtkama, već i malim i srednjim poduzećima.