Od 2000. do 2021. godine broj Microsoftovih korisnika porastao je sa 75 milijuna na 145 milijuna. Mala i srednja poduzeća iz cijelog svijeta upotrebljavaju Microsoftove proizvode i usluge bez premca. Međutim, zbog ogromne raznolikosti većina malih i srednjih poduzeća nije svjesna istaknutih Microsftovih alata i njihove iznimne upotrebe.

U konačnici, time se ograničava produktivnost bilo koje tvrtke jer se nedovoljno iskorištavaju dostupni resursi i značajke. Zato smo odlučili predstaviti sveobuhvatnu analizu najvrjednijih Microsoftovih alata za mala i srednja poduzeća. Dakle, do kraja ovog teksta moći ćete jasno razumjeti alate i značajke ako ste to do sada propustili učiniti.

Zašto bi mala i srednja poduzeća upotrebljavala Microsoftove alate?

Više od milijun poduzeća širom svijeta redoviti su Microsoftovi korisnici. Ako vaše poduzeće još nije jedno od njih, morate bolje upoznati besprijekorne prednosti korištenja tih alata. Microsoftovo sučelje u cloudu izniman je napredak u tehnologiji. Ono vas rješava brige o gubitku podataka zbog pada poslužitelja ili zlonamjernog softvera. Zbog sučelja u cloudu svi su podaci zaštićeni online unutar clouda. Osim toga, informacijama možete pristupiti s bilo kojeg mjesta u svijetu putem stabilne internetske veze.

U odnosu na sigurnost, nema potrebe za zabrinutošću jer Microsoftov sustav brave i ključa ne dopušta nijednu povredu podataka koje ste pohranili. Zbog iznimnih prednosti koje sustav pruža, možda vas brinu i troškovi povezani s takvim alatima, osobito ako radite u maloj ili srednje velikoj strukturi.

Iznenadit ćete se kada saznate da Microsoft nudi isplative planove pretplate za svoje usluge. Takvi planovi pretplate mogu se uklopiti u ograničene proračune za IT malih i srednjih poduzeća.

Sedam najboljih Microsoftovih alata za mala i srednja poduzeća

Navodimo uži izbor najkorisnijih Microsoftovih alata. Nećete požaliti ako upotrijebite bilo koji od njih jer će oni značajno povećati produktivnost vašeg poslovanja.

1.    Microsoft SharePoint

Ovaj alat funkcionira na dvjema vrstama sučelja, tj. u cloudu i lokalno. Međutim, 86 posto korisnika SharePointa radije upotrebljava sučelje u cloudu. Ovaj je alat posebno dizajniran za promicanje komunikacijskog okružja među tvrtkama.

Svrha ovog alata: korisnicima omogućuje dijeljenje informacija s kolegama, klijentima i kupcima na siguran način. Povrh toga, korisnicima omogućuje stvaranje prilagođenih aplikacija i web-mjesta koja primarno ciljaju na njihove tekuće poslovne komplikacije.

Značajke:

●      Zaštita od neovlaštenih upada,

●      korisničko iskustvo prilagođeno mobilnim uređajima,

●      usklađenost s politikama pojedinih tvrtki,

●      jednostavna navigacija te

●      napredni sigurnosni sustav.

Kompatibilnost: kompatibilan je s najnovijim verzijama glavnih preglednika poput Chromea, Safarija i Internet Explorera. Također, dolazi s integriranim pristupom Power BI-ju.

Radno sučelje: radno sučelje moglo bi se isprva činiti kompliciranim. Međutim, značajke pristupačnosti i prečaci korisnicima olakšavaju prilagodbu.

2.    Microsoft Teams

Ovo je izvanredan alat namijenjen malim i srednjim poduzećima i poduzećima svih razmjera. Microsoft Teams potiče tvrtke da promiču hibridno radno okružje. Ako se vaša tvrtka bori s održavanjem učinkovite komunikacije među zaposlenicima, Microsoft Teams je sve što trebate. Istraživanje Instituta za korporativnu produktivnost pokazalo je da su tvrtke sa suradničkim radnim okružjem pet puta produktivnije.

Svrha ovog alata: korisnicima omogućuje brzu međusobnu komunikaciju putem videokonferencija, slanja poruka, poziva i dijeljenja datoteka.

Značajke:

●      Telefonija u cloudu,

●      chatovi jedan na jedan,

●      dijeljenje zaslona,

●      kontrole moderiranja hosta za timske webinare: edukatori mogu kontrolirati razinu interaktivnosti sudionika na sastanku te

●      pristup vanjskoj suradnji.

Kompatibilnost: ovaj alat nije kompatibilan samo s drugim Microsoftovim alatima, već i s onima koji su izvan Microsoftove domene, poput Zooma.

Radno sučelje: Microsoft Teams iznimno je jednostavan za korištenje i ne zahtijeva nikakva složena IT podešavanja.

3.    OneDrive

Danas je sigurnosno kopiranje podataka jedna od najvažnijih stvari za tvrtke. Mnoge tvrtke to ne uspijevaju ispravno učiniti i na kraju izgube sve podatke kad im se sustav sruši. OneDrive je u potpunosti iskorijenio ovaj problem zahvaljujući svom sučelju u cloudu. 41 posto poduzeća upotrebljava OneDrive zbog njegova vrhunskoga integriranog sigurnosnog sustava. Bez sumnje, to je jedan od najpouzdanijih alata kada je riječ o sigurnosnom kopiranju podataka.

Svrha ovog alata: korisnicima omogućuje sigurnosno kopiranje podataka u cloud i brzo dijeljenje datoteka putem poveznica.

Značajke:

●     Sinkronizacija s radnom površinom,

●     osobni sef i šifriranje datoteka te

●     napredna sigurnost i pristup s bilo kojeg mjesta.

Kompatibilnost: nudi raznoliku kompatibilnost s web-preglednicima, mobilnim uređajima i računalima.

Radno sučelje: OneDrive ima izuzetno pristupačno i jednostavno radno sučelje.

4.    Bookings

Organizirano kontinuirano praćenje rezervacija i sastanaka može biti teško, ali ne uz Microsoftov alat za rezervacije - Bookings. Besprijekoran alat koji tvrtkama omogućava da učinkovito i produktivno usklade svoje sastanke prema dostupnosti tima. U konačnici, vjerojatnost za koliziju u rezervacijama ili propuštanje rezervacije potpuno su iskorijenjeni.

Svrha ovog alata: korisnicima omogućuje da bez napora zakažu svoje sastanke putem integriranoga kalendara. Povrh toga, korisnici mogu izravno održavati virtualne sastanke u alatima Microsoft Teams ili Skype.

Značajke:

●      Automatizirane obavijesti,

●      prilagodljivo brendiranje,

●      podsjetnici i integracije s trećim stranama te

●      značajke za ponovno zakazivanje i otkazivanje.

Kompatibilnost: ovaj alat kompatibilan je s alatima Outlook, Microsoft Teams i Skype.

Radno sučelje: korisnici mogu brzo naučiti i prilagoditi se njegovom fleksibilnom sučelju.

5.    Microsoft Project

Ovaj Microsoft alat poznat je i pod još dvama nazivima, a to su Project Professional i MS Project. Jedna od najvećih prepreka s kojom se mala i srednja poduzeća suočavaju i upravljaju svojim radnim opterećenjem jest gubitak pojma o vremenu. Zato je Microsoft osmislio ovaj besprijekoran alat. On može znatno transformirati vašu poslovnu dinamiku.

Svrha ovog alata: korisnicima omogućuje učinkovito upravljanje i izvršavanje projekata. Njegovo sučelje za suradnju olakšava izradu rasporeda i dodjelu zadataka članovima tima.

Značajke:

●      Gantogrami i kanban ploče za profesionalno upravljanje projektima i

●      tri različite vrste prikaza tj. rešetka, ploča i vremenska traka.

Kompatibilnost: ovaj alat kompatibilan je s drugim Microsoft alatima poput SharePointa, Skypea i Officea 365.

Radno sučelje: ako ste dosad radili u Excelu, razumijevanje radnog sučelja alata Microsoft Project neće biti teško. U suprotnom će vam biti potrebna intenzivna obuka kako biste se snašli u ovom alatu.

6.    Microsoft Power Automate

Ako vaši zaposlenici ne mogu učinkovito upravljati poslom zbog ekstremnih radnih opterećenja, Microsoft Power Automate rješava sve vaše probleme. S alatom Microsoft Power Automate tvrtke mogu automatizirati zadatke koji se ponavljaju poput odgovaranja na upite klijenata. Zbog toga će se vaši zaposlenici moći usredotočiti na važnije stvari dok će se automatizirani odgovori pobrinuti za ostalo.

Svrha ovog alata: korisnicima omogućuje stvaranje automatiziranih tijekova rada za zadatke koji se ponavljaju unutar clouda. Takvi računalni odgovori mogu biti u obliku poruka, e-pošte, obavijesti, upozorenja i odobrenja.

Značajke:

●      kreiranje tijekova koji se pokreću automatski ili ručno,

●      tijekovi se mogu zakazati za određeno vrijeme,

●      planirana automatizacija može se ponavljati.

Kompatibilnost: raznolika kompatibilnost ovog alata korisnicima omogućuje rad s poslužiteljima kao što su Dropbox, Slack i Google Drive.

Radno sučelje: njegovo jednostavno sučelje omogućuje stvaranje automatiziranih odgovora bez pomoći developera ili programera.

7.    Microsoft Planner

I na kraju, ali ne manje važno, izdvajamo Microsoft alat koji pomaže malim i srednjim poduzećima ostati korak ispred svojih rokova, zadataka, sastanaka i dogovora. Ovaj alat korisnicima također omogućuje dodjelu posla odgovarajućem kandidatu u timu bez ikakvih dodatnih komplikacija. Microsoft Planner ima kanban ploče koje korisnicima olakšavaju učinkovito upravljanje zadacima i popisima obveza.

Svrha ovog alata: korisnicima omogućuje dijeljenje datoteka, izvođenje malih projekata i komunikaciju s kolegama putem vizualnog sučelja. Planer također olakšava timovima aktualno praćenje napretka svojih projekata. U konačnici, olakšava praćenje kako nitko ne bi zaostajao i kako bi svi radili usklađenim tempom.

Značajke:

●      integrirano s najnovijim sustavom zakazivanja tj. kanbanom,

●      analiza zadataka putem nadzornih ploča,

●      prečaci označeni bojama za isticanje važnih stvari,

●      automatizirani vizualizirani uvidi.

Kompatibilnost: njegovo sučelje kompatibilno je s alatima Outlook, SharePoint i Microsoft Teams.

Radno sučelje: korisnicima nije potrebno nikakvo iskustvo ni obuka za korištenje alata Microsoft Planner. Međutim, prethodno iskustvo s drugim alatima Microsoft 365 predstavljalo bi prednost pri navikavanju na radno sučelje alata Microsoft Planner.

Zaključak

Za kraj možemo reći da su Microsoft alati iznimni proizvodi suvremene tehnologije. Svi gore navedeni alati mogu znatno povećati produktivnost i rast svakog malog i srednjeg poduzeća.