Vođenje poslovanja podrazumijeva stalno žongliranje s proračunima za IT i troškovima za Microsoft licence, pogotovo u slučaju malih i srednjih poduzeća. Istovremeno je njihov opstanak bez korištenja Microsoft usluga gotovo nemoguć jer značajno utječe na produktivnost svakog poduzeća.

Prema stranici Statista očekuje se da će ukupni izdaci za IT za poslovni softver doseći 675 milijardi američkih dolara do kraja 2022. godine.

Dakle, ako se pitate kako se vaš IT tim može osloboditi stalnog pritiska zbog upravljanja troškovima za Microsoft usluge, na pravom ste mjestu. Pomoći ćemo vam u implementaciji učinkovitih strategija za optimizaciju troškova Microsoft licenci. Sve što morate učiniti jest ostati s nama do kraja ovoga teksta kako bismo demonstrirali učinkovitu implementaciju tih strategija.

1.    Razumijevanje Microsoftova licenciranja

Jedna od kritičnih pogrešaka koje tvrtke rade jest da ne uspijevaju točno razumjeti komplicirano Microsoftovo licenciranje. Zato često imaju previše Microsoft resursa ili posjeduju pogrešne licence za Microsoft proizvode koje upotrebljavaju. U svakom slučaju, vaše poslovanje trpi zbog trošenja resursa na nekoristan način.

Drugim riječima, morate preraspodijeliti Microsoft licence koje posjedujete i odlučiti se za one koje su vam stvarno potrebne, pritom pazeći da ih ne iskorištavate premalo. Ovaj će vam korak smanjiti opterećenje vašeg proračuna za IT, a svaki cent tog proračuna potrošit ćete na ispravan način.

2.    Ukidanje licenci bivših zaposlenika

Konstantno praćenje vašeg skupa licenci ključno je za optimizaciju proračuna za Microsoft licence. Većina poduzeća često plaća za licence svojih bivših zaposlenika jer ne vode evidenciju o svojem skupu licenci.

Dakle, krajnje je vrijeme da postanete proaktivni i sinkronizirate broj zaposlenika koji su napustili vašu organizaciju s članovima vašeg skupa licenci.

Zaprepastit će vas činjenica da se ogroman iznos vašeg proračuna za IT troši na vaše bivše zaposlenike jer im niste oduzeli licence. Takav nesretan slučaj možete spriječiti izgradnjom povezanosti između odjela za ljudske resurse i odjela za IT.

Nakon određenog razdoblja vaš će odjel za ljudske resurse poslati IT-u evidenciju bivših zaposlenika. S pomoću te evidencije vaš IT odjel može opozvati licence bivših zaposlenika ili dodijeliti te licence novim zaposlenicima.

3.    Predviđanje budućih potreba

Predviđanje vaših budućih potreba i prethodni dogovor uvelike pomažu u upravljanju troškovima za Microsoft licenciranje. To je posebno korisno kada broj zaposlenika koji upotrebljavaju Microsoft proizvode u vašoj organizaciji povremeno varira. 

Na primjer, do kraja godine namjeravate zapošljavati nove zaposlenike u skladu s vašim poslovnim potrebama. Unaprijed možete organizirati učinkovito upravljanje odabirom godišnjeg plana pretplate.

Tako ćete pri zapošljavanju novih zaposlenika moći povećati obujam svojih Microsoft licenci po prijašnjim cijenama jer ste bili dovoljno pronicljivi da se dočepate isplativih godišnjih planova pretplate.

Sigurno se pitate što ako na kraju ne zaposlim nove zaposlenike? Čak i u tom slučaju uštedjet ćete znatan iznos novca jer su godišnje pretplate mnogo jeftinije od mjesečnih. Ukratko, odabir godišnje pretplate dobitna je situacija za vaše poslovanje.

4.    Dodjela licenci prema potrebama

Morate biti sigurni da licence dodjeljujete prema individualnim potrebama zaposlenika. Nekim korisnicima nije potrebna potpuna Microsoft 365 E5 ili Microsoft 365 E3 licenca, ali i dalje imaju pristup takvoj licenci, što znači da plaćate dodatni novac kada to zapravo nije potrebno.

Najznačajniji primjer su zaposlenici na prvoj liniji vaše tvrtke. Oni trebaju samo pristup e-pošti, ali i dalje imaju potpunu E5/E3 licencu, što znači da će dodatni resursi za te Microsoft licence biti čisti gubitak.

Za takve zaposlenike trebate implementirati licence ograničene na njihove specifične potrebe. Na primjer, Microsoft 365 F1 licenca savršeno bi odgovarala njihovim potrebama i puno je jeftinija od potpune E5/E3 licence. Na taj ćete način uštedjeti pozamašan iznos i resurse koji nisu dobro iskorišteni. Dakle, praćenje potreba i djelovanje u skladu s tim predstavlja strategiju koja će uvelike pomoći u optimizaciji vaših troškova za Microsoft licence.

5.    Uzmite u obzir neaktivne korisnike

U nekim situacijama zaposlenici dobivaju Microsoft licence za određeni projekt s određenim rokom. Nakon završetka projekta Microsoft licenca im više ne treba, no tvrtka nastavlja plaćati takvu licencu jer je nije opozvala.

Prema istraživanju 40 posto SaaS licenci ne upotrebljava se u prosječnom razdoblju od 30 dana. 

U takvim vam slučajevima izvješće o korištenju licence može značajno pomoći jer pokazuje koliko je licenci neaktivno. Korištenjem ovih podataka možete opozvati neaktivne licence ili ih preraspodijeliti drugim zaposlenicima svoje tvrtke, kojima su one zaista i potrebne. U svakom slučaju, na kraju ćete značajno uštedjeti i istovremeno osigurati potpunu produktivnost među zaposlenicima.

6.    Eliminiranje mogućnosti ljudske pogreške

Sve strategije o kojima smo prethodno govorili najbolje se implementiraju kada se nadziru putem automatiziranog procesa jer uvijek postoji mogućnost ljudske pogreške, bez obzira na to koliko je vaš tim usredotočen.

Stoga je bolje eliminirati takve mogućnosti usvajanjem tehnologije i automatizacijom postupaka. Dobit ćete dublji uvid u pozitivne i negativne ishode vašeg poslovanja u određenom razdoblju. Takvi uvidi pomoći će vam u implementaciji boljih načina za povećanje produktivnosti i rasta među vašim zaposlenicima.

Postupak automatizacije mogao bi vas zaintrigirati. Najpouzdaniji način automatizacije je putem softvera za upravljanje. Time se može učinkovito upravljati i optimizirati sve, od održavanja i korištenja do kupnje i postavljanja.

Konačno, kada vaše poslovanje krene putem automatizacije, optimiziranje troškova za Microsoft licence više neće biti zamoran zadatak.

7.    Spasite se od poskupljenja

Povećanje Microsoftovih cijena natjeralo je sve da se zabrinu za svoje proračune za IT, ali znate li da postoji način da izbjegnete poskupljenja u razdoblju od 12 mjeseci? Da, dobro ste pročitali. Ako odaberete godišnji plan pretplate, vaše Microsoft licence neće biti podložne poskupljenjima.

Međutim, u tom slučaju postoje i određena ograničenja. Nećete moći vratiti svoj skup licenci na nižu verziju, a ako ga želite nadograditi, morat ćete to platiti u skladu s pravilima.

Kako bi ova strategija funkcionirala morate biti sigurni da neće biti potrebe da vaše poduzeće u budućnosti smanjuje fond licenci. U suprotnom ćete na kraju potrošiti dodatni novac umjesto da ga uštedite. Ova strategija ima i dodatnu pogodnost jer vam daje dovoljno vremena da odredite svoje proračune za IT i način na koji ćete se nositi s povećanjem cijena kada istekne vaša godišnja pretplata.

8.    Čuvajte se lažnih računa

Morate nadzirati račune za koje se stječu vaše Microsoft licence kako biste izbacili lažne/testne račune. Sigurno se pitate kako možete znati je li račun lažan. To nije tako teško kao što zvuči. U većini slučajeva lažni računi imaju neobično korisničko ime zbog čega ih je vrlo lako prepoznati.

Za testne račune morate provjeriti jesu li određenom korisniku zaista potrebni dodijeljeni Microsoft resursi. Pregledom potreba vlasnika testnog računa možete donijeti odluku hoće li se licenca testnog računa opozvati ili ne. Eto, ova je strategija prilično jednostavna, ali učinkovita u upravljanju troškovima za Microsoft licence.

9.    Pronađite pouzdanog dobavljača

Posljednje, ali ne i manje važno, imamo najučinkovitiju strategiju koja je proračunski prihvatljiva. Trebate samo nabaviti prikladne Microsoft planove od pouzdanih dobavljača.

Zaključak

Ukratko, možemo reći da troškovi Microsoftovih licenci mogu značajno opteretiti vaše proračune za IT, a Microsoftove licence i usluge predstavljaju ključ za produktivno poslovanje. Međutim, sposobnim i vještim vlastitim postupcima možete spasiti svoje poslovanje od suočavanja s gubicima.